Mail Server là công cụ quản lý và lưu trữ email dành cho các tổ chức, doanh nghiệp một cách hiệu quả, chuyên nghiệp. Để sử dụng Mail Server hiệu quả, bạn cần trang bị những kiến thức cần thiết. Megahost sẽ cung cấp những thông tin chi tiết nhất về Mail Server trong bài viết này.
Mail Server là gì?
Mail Server hay thường gọi là Email Server là một hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp hoặc tổ chức để thực hiện việc gửi và nhận thư điện tử, có đầy đủ cấu hình như một máy chủ thông thường như CPU, RAM, Storage,… Ngoài chức năng chính là giao và nhận thư điện tử, Mail Server còn có nhiều chức năng khác cực kỳ hữu ích như quản lý truyền thông nội bộ, quản lý công việc hay giao dịch thương mại một cách chuyên nghiệp.
Mail server giúp doanh nghiệp và tổ chức quản lý và truyền thông nội bộ, thực hiện các giao dịch thương mại yêu cầu sự ổn định, tính liên tục và với tốc độ cao, đồng thời đảm bảo tính an toàn của dữ liệu, khả năng backup liên tục, giải quyết các vấn đề như mail bị virus, spam, bị đưa vào blacklist, không check được webmail, check online/offline, không thể kiểm soát nội dung….
Cách thức hoạt động của Mail Server
Mail Server hoạt động theo 2 giao thức cơ bản
Giao thức Outgoing Mail Server
Outgoing Mail Server, hay còn được biết đến là Mail Server gửi đi, sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). SMTP là một giao thức dễ sử dụng, hỗ trợ dịch chuyển mail đơn giản, thường dùng để liên lạc với máy chủ từ xa và cho phép gửi nhiều thư cùng một lúc đến các máy chủ khác nhau. Outgoing Mail Server hoạt động như sau:
- Gửi Email: Người gửi viết email thông qua ứng dụng email của họ (MUA – Mail User Agent) và gửi nó tới Outgoing Mail Server thông qua giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
- Kiểm Tra Địa Chỉ Người Nhận: Outgoing Mail Server kiểm tra địa chỉ email của người nhận để xác định máy chủ thư điện tử của họ.
- Chuyển Tiếp Email: Outgoing Mail Server sử dụng giao thức SMTP để chuyển tiếp email tới máy chủ thư điện tử của người nhận thông qua mạng.
Giao thức Incoming Mail Server
Incoming Mail Server (còn được gọi là POP3 Server hoặc IMAP Server) là thành phần quản lý thư điện tử đến của Mail Server. Nhiệm vụ của Incoming Mail Server là lưu trữ và quản lý các email đến và cho phép người nhận truy cập vào chúng.
Incoming Mail Server hoạt động qua 2 hình thức sau:
- POP3 (Post Office Protocol phiên bản 3): Mang email đến lưu tại máy tính có Mail Client, hầu hết là nội bộ máy tính của người dùng bằng những ứng dụng email phổ biến như Outlook, Mac Mail hoặc Windows Mail,…
- IMAP (Internet Message Access Protocol): Hình thức này được đánh giá là phức tạp hơn POP3, cho phép nhiều client cùng lúc kết nối tới một Mailbox. Tại Mailbox, email sẽ được sao chép đến máy client, bản gốc của email luôn được giữ lại ở Mail Server.
Một số thuật ngữ cần biết về Mail Server
SMTP-IN Queue là gì?
Trước khi phân tán thư đến các Local queue hoặc Remote Queue, giao thức SMTP sẽ làm một thao tác sao lưu toàn bộ thư điện tử gửi đi từ email server của doanh nghiệp ở SMTP-IN Queue. Nói cách khác, SMTP-IN Queue chính là kho lưu trữ thông tin thư từ trước khi được gửi đi.
SMTP là gì?
SMTP là giao thức dịch chuyển Mail đơn giản (Simple Mail Transfer Protocol): là giao thức sử dụng để gửi mail đi (Outgoing Mail servers).
TLS là gì?
TLS (Transport Layer Security) có nghĩa là bảo mật tầng truyền tải. TLS vận hành kèm với tầng ổ bảo mật SSL (Secure Sockets Layer), cung cấp phương thức vận chuyển mã hoá cho đăng nhập được chứng thực của SASL.
SASL Mail Server là gì?
SASL (Simple Authentication and Security Layer) là một lớp xác thực và bảo mật đơn giản dùng để xác thực người dùng. Đầu tiên, SASL sẽ thực hiện xác thực, tiếp theo là TLS sẽ cung cấp vận chuyển mã hoá dữ liệu đã xác thực.
Webmail là gì?
Webmail có nghĩa là email trên nền trang web. Bạn có thể dễ dàng bắt gặp Webmail như: Hotmail, Gmail, hay Yahoo Mail. Với Webmail người dùng có thể truy cập email mọi nơi mọi lúc rất tiện lợi.
Local Queue là gì?
Hệ thống Mail Server sẽ tiến hành phân loại, sắp xếp thư lại theo một thứ tự nhất định sau khi tiếp nhận được thư. Tiếp đó sẽ là quá trình chuyển thư vào hộp thư của người nhận. Việc sắp xếp và phân phối trên được gọi là Local Queue.
Nhằm nâng cao tính bảo mật và hệ thống Email Server luôn được an toàn, trước khi thư được đến với người dùng, Local Queue và Remote Queue sẽ thực hiện quét virus, tiếp đến là rà soát spam để chất lượng thư gửi đi luôn tốt và an toàn nhất. Điều này phần nào giúp các Email Server không bị blacklist cho vào danh sách IP Spam.
Local Mailboxes là gì?
Local Mailboxes là hộp thư của những Account có đăng kí tài khoản tại Mail Server của doanh nghiệp.
Email Authentication là gì?
Email Authentication là một tính năng được dùng trong việc xác nhận danh tính của các users khi họ truy cập vào hộp thư email. Email Authentication hỗ trợ người dùng bảo mật thông tin cá nhân trên thư của chính mình. Nói dễ hiểu, tính năng này giống như một loại email dự phòng. Trong trường hợp quên mật khẩu của Mail Server, bạn được phép sử dụng email để lấy lại mật khẩu một cách dễ dàng.
Mail Exchanger Record (MX) là gì?
MX Record thực hiện việc dẫn đường cho email đến với Mail Server. Thông thường, MX Record sẽ được đi kèm theo một A record và trỏ đến địa chỉ IP thuộc Mail Server. Sẽ có một thông số pref gồm giá trị số dùng để thể hiện mức độ ưu tiên cho những Mail Server. Theo đó, giá trị pref càng thấp thì mức độ ưu tiên sẽ càng cao.
Những tính năng nổi bật của Email Server
- Thực hiện quá trình gửi và nhận email dễ dàng bằng Internet với tên miền cụ thể của doanh nghiệp và tổ chức.
- Tránh được tình trạng email spam, chứa virus hoặc mã độc.
- Thông tin nội bộ được bảo mật hoàn toàn.
- Dễ dàng tùy chỉnh dung lượng tối đa cho người dùng riêng biệt ở Mail Server.
- Thuận tiện trong việc quản lý tất cả nội dung email của các người dùng trên cùng hệ thống.
- Tùy chỉnh được chức năng sao lưu dữ liệu tự động. Luôn giữ được những thông tin cần thiết.
- Khả năng tùy chỉnh chức năng sao lưu dữ liệu tự động, giúp người dùng luôn giữ được những thông tin quan trọng và đề phòng trước các sự cố mất dữ liệu.
Lợi ích khi sử dụng Email Server
Hiện nay, vấn đề liên quan đến spam email, email chứa mã độc,… gây mất mát dữ liệu đang là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. Với khả năng đảm bảo an toàn cho dữ liệu, Mail Server đang nhận được đánh giá cao và mang lại nhiều lợi ích quan trọng như sau:
- Nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín trong mắt khách hàng từ việc tạo email dựa trên tên miền doanh nghiệp.
- Cung cấp nhiều tính năng nổi trội dành cho email doanh nghiệp và nâng cao tính bảo mật.
- Người dùng có khả năng truy cập email từ mọi thiết bị và mọi nơi nhờ vào khả năng đồng bộ hóa dữ liệu và tính linh động cao.
- Dễ dàng tùy chỉnh và cấu hình những tính năng khác nhau theo nhu cầu.
- Hỗ trợ ngăn chặn spam hoặc virus rất hiệu quả.
- Không gian lưu trữ lớn và riêng biệt giúp dữ liệu được an toàn tuyệt đối.
- Tích hợp giao thức SSL làm gia tăng tính bảo mật.
- Dùng IP riêng biệt từ đó tránh được tình trạng bị vào blacklist không rõ lý do.
Phân loại những Mail Server phổ biến hiện nay
Trên thị trường hiện nay có 2 loại Mail Server phổ biến được đông đảo người dùng lựa chọn bao gồm: Mail Server Microsoft – Google và Mail Server độc lập.
Mail Server Microsofr và Google
Mail Server của Microsoft và Google là những dịch vụ email lớn và uy tín trên thị trường. Cả hai đều nổi tiếng với quy mô lớn, hệ thống bảo mật cao cấp và tính năng đa dạng. Mặc dù giá Mail Server từ Microsoft hoặc Google có giá cao hơn so với các dịch vụ khác, nhưng đối với người dùng, đó là một khoản đầu tư đáng giá. Bạn sẽ có khả năng quản lý dữ liệu một cách dễ dàng và an toàn. Ngoài ra, Mail Server của Microsoft và Google còn tích hợp nhiều tiện ích và tính năng ưu việt khác, giúp người dùng sử dụng email trực tuyến thuận lợi và linh hoạt hơn.
Megahost cũng cung cấp 2 dịch vụ Mail Server này để khách hàng có thể mua và sử dụng.
Mail Server độc lập
Mail Server độc lập là hệ thống Mail được thiết kế riêng cho các tổ chức hay ISP có khối lượng lớn Email cần xử lý, yêu cầu kiểm soát và linh hoạt hơn đối với các dịch vụ linh hoạt. Mail server độc lập bổ sung các tính năng như hợp tác, đồng bộ hóa Outlook, Webmail, quản trị từ xa, quản trị web nâng cao, kết nối cơ sở dữ liệu, cung cấp sức mạnh và khả năng kiểm soát các hoạt động quy mô lớn.
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu sử dụng mail số lượng lớn thì Email Server của Megahost chính là một trong những lựa chọn không thể bỏ qua. Đây là dịch vụ dành cho các đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu dùng email tên miền riêng nhằm gia tăng tính bảo mật, nâng cao uy tín và chuyên nghiệp.
Bạn có thể tham khảo dịch vụ tại: https://megahost.vn/email-server/
Hướng dẫn cài đặt Mail Server cơ bản
Để cài đặt Mail Server bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước 1: Đăng nhập SSH trên máy chủ.
- Bước 2: Cập nhật gói hệ thống.
- Bước 3: Cài đặt curl và git.
- Bước 4: Tải xuống Docker.
- Bước 5: Tải xuống các thành phần Docker.
- Bước 6: Cập nhật quyền Docker thành tệp thực thi.
- Bước 7: Đảm bảo umask của bạn bằng 0022.
- Bước 8: Thay đổi vào thư mục / opt.
- Bước 9: Tải xuống tệp Mailcow.
- Bước 10: Thay đổi thành thư mục Mailcow.
- Bước 11: Tạo tệp cấu hình.
- Bước 12: Kéo hình ảnh.
Tuy nhiên, nếu bạn đăng ký dịch vụ Mail Server tại Megahost, chúng tôi sẽ hỗ trợ miễn phí cài đặt và hướng dẫn sử dụng chi tiết nên bạn đừng lo lắng.
Cấu hình Mail Server cơ bản
Để có thể gửi và nhận email thông qua tên miền riêng, bạn cần thực hiện cấu hình Mail Server. Dưới đây là các bước hướng dẫn thực hiện cấu hình Mail Server:
- Chọn loại mail server: Bạn có thể chọn giữa hai loại phổ biến: POP3 và IMAP. Trong đó, POP3 tải email về máy tính và lưu trữ chúng ở đó, còn IMAP cho phép bạn truy cập email trực tiếp trên máy chủ và đồng bộ hóa chúng qua nhiều thiết bị.
- Chọn tên miền và DNS: Tạo bản ghi MX trong cài đặt DNS để đảm bảo tên miền được cấu hình để trỏ đến mail server.
- Chọn phần mềm mail server phù hợp với nhu cầu: Có một số phần mềm Mail Server phổ biến như Microsoft Exchange Server, Postfix, Sendmail và Dovecot (cho IMAP/POP3).
- Cấu hình mail server: Bạn hãy cài đặt và cấu hình phần mềm đã chọn trên máy chủ của mình, bao gồm cấu hình địa chỉ IP của máy chủ, port sử dụng cho giao thức email (chẳng hạn như port 25 cho SMTP), xác thực và bảo mật, quản lý danh bạ và tài khoản email,…
- Tạo tài khoản email: Thêm tài khoản email cho người dùng bằng cách nhập thông tin như tên người dùng, mật khẩu và địa chỉ email. Thông thường, bạn có thể thực hiện điều này qua giao diện quản trị của mail server.
- Cài đặt ứng dụng email: Để sử dụng mail server, bạn cần cấu hình ứng dụng email trên máy tính hoặc thiết bị di động. Thông thường, người dùng chỉ cần nhập địa chỉ mail server, tên người dùng, mật khẩu và port tương ứng.
- Kiểm tra kết nối và gửi/nhận email: Sau khi cấu hình, hãy thử gửi và nhận email để đảm bảo rằng mail server hoạt động đúng cách và ổn định.
- Cấu hình bảo mật: Bạn cũng cần cấu hình các biện pháp bảo mật như SSL/TLS để bảo vệ giao tiếp email giữa máy tính và mail server.
- Sao lưu và bảo vệ dữ liệu: Bạn cần thực hiện sao lưu dữ liệu email định kỳ để đảm bảo an toàn thông tin quan trọng. Bảo vệ mail server khỏi các cuộc tấn công bằng cách cập nhật và theo dõi các biện pháp bảo mật thường xuyên..
Đăng ký dịch vụ Mail Server tại Megahost | Uy tín, chất lượng và hiệu quả
Tại Megahost, chúng tôi cung cấp dịch vụ Server Mail chuyên nghiệp, uy tín, giá rẻ. Mail Server (hay Email Server) của Megahost là một giải pháp email chuyên biệt dành cho các tổ chức và doanh nghiệp.
Server Mail do Megahost cung cấp được tùy chỉnh đặc biệt cho tên miền của doanh nghiệp, đảm bảo hiệu suất tối ưu trong việc gửi và nhận thư điện tử. Hệ thống này không chia sẻ tài nguyên với các khách hàng khác và đi kèm với các ưu điểm sau:
- Sử dụng một hệ thống Server Mail độc lập với IP riêng biệt.
- Cho phép sử dụng email với tên miền riêng (ví dụ [email protected]), giúp tăng tỷ lệ email đến hộp thư đích nhờ IP uy tín.
- Người dùng có quyền quản lý cao nhất đối với thông tin Server Mail.
- Có hệ thống giám sát chặt chẽ để ngăn chặn các vấn đề như Virus, Spam Mail, và Bombmail, giữ uy tín của IP.
- Không giới hạn số lượng tài khoản email .
- Bảo mật được tăng cường thông qua chứng chỉ SSL miễn phí.
Một số giao diện và tính năng của Mail Server do Megahost phát triển
Qua bài viết này, Megahost mong muốn giúp bạn có thể hiểu hơn về Mail Server và có lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức giúp quản trị email hiệu quả và chuyên nghiệp nhằm tăng chất lượng làm việc , uy tín trong mắt khách hàng.
